Reversements COD : rapprocher les virements du transporteur de vos commandes

Une commande livrée n’est pas forcément un virement reçu. Le rapprochement COD relie trois éléments : les sommes collectées sur vos colis, les retenues prévues et l’argent effectivement arrivé sur votre compte. Garder ces étapes distinctes permet de mesurer le solde encore dû. Commencez par un seul relevé et un seul lot, plutôt que de chercher une différence globale dans plusieurs mois de mouvements mélangés.

Séparer le statut du colis de celui de l’argent

Un colis peut être livré sans être encore inclus dans un reversement. Un paiement annoncé dans un relevé peut aussi ne pas être visible immédiatement en banque. Conservez donc la date de livraison, la date d’intégration au relevé et la date de réception des fonds. Ne remplacez pas l’une par l’autre. Précisez si payé signifie payé par le client ou reversé au marchand.

Vérifiez le circuit applicable auprès du prestataire. Les informations COD de la FAQ INTIGO et le service colis de la Poste Tunisienne donnent des points de référence. Le calendrier et les retenues dépendent de votre accord ; un délai publié par une société ne devient pas une règle commune.

Préparer un tableau avec des références stables

Gardez l’identifiant interne de commande et le numéro de suivi dans deux colonnes. Ajoutez le transporteur, le montant réclamé au client, les frais convenus, l’état du colis et la référence du lot de paiement. Un nom ou un téléphone ne suffit pas : un client peut commander plusieurs fois. Préservez les références comme du texte lorsqu’elles commencent par zéro.

Archivez le fichier original avant nettoyage. Vous pouvez supprimer des espaces périphériques dans une copie de travail, mais pas retrancher une partie du numéro pour forcer une correspondance. Toute transformation doit suivre une règle explicite. Si une référence correspond à deux commandes, placez les lignes en exception plutôt que de sélectionner arbitrairement un dossier.

Rapprocher les références avant les totaux

1. Identifier le transporteur, la période et le relevé.
2. Relier chaque ligne à un suivi connu.
3. Isoler les références absentes, doublons et colis ouverts.
4. Vérifier les montants collectés sur les livraisons.
5. Déduire une seule fois les retenues documentées.
6. Comparer le net au mouvement bancaire et garder l’écart.

Un montant différent ne doit pas disparaître du tableau. Il peut correspondre à un service supplémentaire, une modification à la livraison ou une erreur de données. Notez le motif et sa pièce justificative. Tant que l’explication manque, la ligne reste à examiner ; elle ne devient ni une charge acceptée ni une dette certaine du prestataire.

Exemple pédagogique de paiement inférieur au solde

Une boutique fictive compte dix colis livrés. Chacun correspond à 60 TND collectés, comprenant tout ce que le client devait payer. Le total est donc de 600 TND. Les frais illustratifs sont de 6 TND par livraison, soit 60 TND, auxquels s’ajoutent 4 TND pour deux retours figurant au même relevé. Le net attendu vaut 600 − 60 − 4 = 536 TND.

Mouvement	Montant	Preuve
Collecte des livraisons	600 TND	Dix références de suivi
Frais justifiés	64 TND	Relevé et conditions
Solde net attendu	536 TND	Rapprochement
Virement reçu	500 TND	Écriture bancaire
Différence à examiner	36 TND	Solde non rapproché

Ces montants sont inventés. N’enregistrez pas immédiatement les 36 TND comme une perte et ne considérez pas le lot entièrement payé parce qu’un virement existe. Demandez l’origine de la différence : paiement partiel, retenue à vérifier ou ligne omise dans le lot, par exemple.

Conserver correctement les paiements partiels

Enregistrez les 500 TND à leur date de réception avec leur référence et gardez le reste visible. Un deuxième virement constitue un nouveau mouvement ; il ne faut pas réécrire le premier comme si toute la somme avait été reçue ce jour-là. Lorsqu’un paiement couvre plusieurs relevés, documentez la répartition. Le même dinar ne doit pas solder deux lots.

Les outils de commandes et de finance Matjri peuvent aider à structurer références et règlements. Vérifiez les champs disponibles et votre procédure : cela ne signifie pas qu’un fichier de n’importe quel transporteur sera automatiquement rapproché. Le relevé original et la preuve bancaire restent nécessaires pour établir la réception des fonds.

Organiser les exceptions et les relances

Classez les écarts : référence inconnue, montant différent, frais inexpliqués, virement annoncé absent ou paiement partiel. Donnez un responsable et une prochaine date de contrôle à chaque dossier. Envoyez uniquement les références et montants utiles au transporteur, sans diffuser tout votre fichier clients. Un dossier court et cohérent est plus facile à examiner qu’une série de captures isolées.

Suivez l’ancienneté des soldes à partir de la date d’exigibilité prévue. La date de commande n’est pas forcément le point de départ du délai. Vérifiez aussi le solde d’ouverture du mois : reporter continuellement une différence ancienne dans les nouveaux relevés empêche de retrouver son origine et fausse les relances.

Questions fréquentes sur les reversements

Le statut livré suffit-il pour clôturer financièrement ?

Non. La livraison et le règlement répondent à des preuves différentes. Terminez le suivi logistique selon les éléments disponibles, puis gardez le suivi financier ouvert jusqu’au rapprochement du paiement et des retenues.

Que faire sans références de colis dans le relevé ?

Demandez un fichier ou une référence de lot permettant la liaison. Ne répartissez pas au hasard : conservez temporairement le virement non affecté avec sa preuve et attendez les éléments nécessaires.

Par quelle opération commencer ?

Choisissez un relevé, son virement bancaire et les commandes livrées correspondantes. Décrivez chaque différence avant d’ajouter le lot suivant à votre méthode de rapprochement.